Artikkelit

User Experience toimitilastrategian keskiössä

User Experience toimitilastrategian keskiössä

Nykyisin yritykset ymmärtävät rakennusten ympäristösertifikaattien, kuten LEEAD ja BREEAM, merkityksen uusia toimitiloja etsittäessä. Myös WELL-sertifikaattien suosio on rantautumassa hyvää vauhtia Suomeen. Uusi ”buzz word” on kuitenkin UX, User Experience. Yhteistyö yrityksen eri tukitoimien (HR, IT, CRE) kesken tiivistyy, ja sekä haasteiden että toisaalta yhteneväisyyksien lisääntyessä tavoitteena on rakentaa toimitiloihin käyttäjäkokemuskokonaisuus, joka tukee yrityksen strategiaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Kiinteistöalan asiantuntijapalveluita tarjoavan CBRE:n vuosittaisen EMEA Occupier Survey* -kyselytutkimuksen tulosten perusteella ajattelutavan muutos on vihdoin konkretisoitumassa: yritykset haluavat nyt keskittyä paremmin omaan ydintekemiseensä. Toimitilat nähdään yrityksen tärkeänä strategisena tukitoimena, joihin halutaan pikemminkin satsata kustannussäästöjen sijaan. Toimivilla ja elämyksellisillä toimitiloilla pyritään houkuttelemaan talentteja ja myös pitämään alan parhaat osaajat talossa. Tutkimuksen mukaan toimitiloista onkin tulossa yhä enenevässä määrin henkilöstöstrategian ydin ja pääajuri.

Mikä User Experience?

Kiinteistön ylläpitopalvelut (Facility Management) eivät enää riitä toimitilan peruspalveluksi, nyt halutaan UX. User Experience -ohjelmien tavoitteena on luoda yritykselle viihtyisät, täyden palvelun toimitilat, jotka tukevat erilaisia työntekemisen tarpeita ja optimoivat näin työssä viihtymisen ja jaksamisen ja sitä kautta työtehon. UX-ohjelmia ei ole vielä kovinkaan monessa yrityksessä vaan tiloissa panostetaan ennemminkin sen fyysisiin ominaisuuksiin. Yhteisöllisyys ja muut ”pehmeät” vaikutustekijät voivat kuitenkin olla ratkaisevia yrityksen menestyksen kannalta. Niiden merkityksen oletetaan kasvavan jopa niin paljon, että kolmannes 2019 Occupier Survey -tutkimuksen vastaajista (180 yrityksestä) suunnittelee UX-managerin palkkaamista.

Jotta käyttäjäkokemus voidaan suunnitella optimaaliseksi, otetaan huomioon työnteon lisäksi myös sosiaaliset kohtaamiset, kuten siirtymiset kodin ja työn tai asiakkaan välillä, tilojen fyysiset ominaisuudet, yksilölliset tarpeet (esimerkiksi lasten päivähoito) sekä kaikki muut vaikuttavat tekijät, jotka ovat osa työntekijän päivää.

UX-ohjelmien standardisoituminen tulee todennäköisesti kestämään vielä vuosia, mutta niiden lisäarvo yrityksen strategiassa on jo nyt havaittu tärkeäksi.

Haasteena parhaimpien talenttien houkutteleminen – ja pitäminen

CBRE:n 2019 Occupier Surveyn mukaan osaavan työvoiman löytäminen on yksi yritysten suurimmista haasteista. Erityisesti teknologiapainotteisilla aloilla ns. ekstraherkuilla, kuten saunatilalla, oman baristan valmistamalla kahvilla tai leffailloilla on suuri vaikutus hyvien työntekijöiden houkuttelussa – vietetäänhän iso osa elämästä työpaikalla ja työyhteisön kanssa.

Yrityskulttuuri, ihmisten viihtyminen työpaikalla ja työpaikan saavutettavuus ovat tekijöitä, jotka vaikuttavat olennaisesti rekrytointiin ja muihin henkilöstöasioihin. Henkilöstökulut ovat yritysten suurimpia menoeriä ja niihin voidaan merkittävästi vaikuttaa oikeilla toimitilainvestoinneilla, kun esimerkiksi työsuhteet ovat mahdollisimman pitkiä ja rekrytointiprosessit lyhyitä. Työyhteisön kulttuurin tärkeys on tunnistettu monissa yrityksissä avaintekijäksi. Suomessa huomaammekin, että co-working-tiloihin suhtaudutaan varauksella, sillä ne eivät tue me-hengen vahvistumista yhtä voimakkaasti kuin omat toimitilat.

Yrityskulttuurin muodostaminen ja kaikkien työntekijöiden viihtyvyyden takaaminen työpaikalla ei koskaan aikaisemmin ole ollut yhtä haastavaa. Työelämässä on tällä hetkellä neljä, jopa viisi eri sukupolvea, ja näiden sukupolvien sopeuttaminen yhteisiin tavoitteisiin, yhteisiin työtapoihin, teknologian tuomiin muutoshaasteisiin ja itse fyysiseen työympäristöön on yksi vaativimmista tehtävistä.

Joustavuutta ja älyteknologiaa

Toimitilojen joustavuuden merkitys on myös korostunut voimakkaasti ja monet yritykset ovat jopa valmiita maksamaan joustavuudesta lisähintaa – mikäli se tarjoaa hyötyjä ja helppoutta pitkällä aikavälillä. Yhä useammin tilojen suunnittelun johtoajatuksena on, että niitä tulee voida muokata helposti henkilöstömäärän muutosten ja muuttuvien tarpeiden mukaan. Oikea ja tarpeeksi pitkänäköinen suunnittelu vaikuttaa luonnollisesti tulevien vuosien toimitilakuluihin ja luo parhaimmillaan jopa dramaattisia säästöjä.

Hyvällä tilasuunnittelulla joustava tila pyritään myös saamaan strategian mukaiseen käyttöön heti – ei vasta tulevaisuudessa. Esimerkiksi nykyhenkilöstömäärään nähden liian suuri toimisto voi pahimmillaan vaikuttaa negatiivisesti yrityksen sisäisen kulttuurin syntymiseen, jos työntekijöiden välille ei synny kohtaamisia. Sen sijaan monipuolinen työympäristö, joka tukee niin yhteisöllisyyttä kuin yksilötyötä toimii parhaimmillaan valtavana motivaation lähteenä työntekijöille.

Joustavuuden lisäksi älyteknologia nousi merkittävänä tekijänä esiin Occupier Surveyssa. Vastaajista 70 % kertoo tulevina vuosina lisäävänsä investointejaan sellaiseen teknologiaan, joka nimenomaan parantaa käyttäjäkokemusta ja on työntekijää lähellä, eli ei niinkään esimerkiksi rakennuksen tehokkuutta lisäävään teknologiaan. Teknologiainvestointien pääkohteina ovat tekoäly, IoT ja robotiikka. Eikö olisikin mukavaa tilata kahvi jo kävellessä autolta toimistoon, jotta turha odottelu poistuisi kokonaan?

Uusien toimitilojen hankinta on monimutkainen, pitkä ja parhaimmillaankin kallis prosessi, joka voi valtavan työmäärän ja kompleksisuuden vuoksi viedä merkittävästi resursseja yritykseltä. Tästä huolimatta yritykset hoitavat uusien toimitilojen etsinnän vielä pääsääntöisesti itse, ja vuokralaisedustussopimukset kiinteistöalan neuvonantoyritysten kanssa ovat Suomessa vielä harvinaisia.

Kysymys kuuluukin: Missä vaiheessa käyttäjäkokemuksen edistämisen strategia on arkipäivää myös meillä, ja miten yritykset saavat lisättyä tarvittavat toimet kustannustehokkaasti osaksi yrityskulttuuria ja menestystään?

Krista Ruigendijk
Head of Occupier, Advisory & Transaction Services
CBRE

* CBRE EMEA Occupier Survey 2019 -kyselytutkimuksessa kartoitettiin 180 eri yrityksen kiinteistöjohtajan näkemyksiä toimitiloihin liittyen. Tutkitut yritykset edustavat useita eri sektoreita ja niiden pääkonttorit sijaitsevat Britanniassa, USA:ssa ja manner-Euroopassa.


(Julkaistu lehdessä Vapaat Toimitilat 4E/2019)