TIETOSUOJASELOSTE

Talso Oy

Asiakas- ja markkinointirekisteri

25.4.2018

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Talso Oy käsittelee yritys- ja yhteisöasiakkaidensa yhteyshenkilöiden, yksityisasiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja muiden palveluidensa käyttäjien henkilötietoja sekä muita (ei-henkilökohtaisia) tietoja.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkeen Talso Oy:n palveluiden ja tuotteiden (mukaan lukien Talso Oy:n ylläpitämät Toimitilat.fi ja Ledigalokaler.com -verkkosivut ja -palvelut) tarjoamiseen ja käyttämiseen. Talso Oy sitoutuu noudattamaan henkilötietolakia sekä muita toimintaan sovellettavia lakeja ja säädöksiä, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä, sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

REKISTERINPITÄJÄ

Talso Oy
Y-tunnus 0947094-9
Vaasanpuistikko 13, 4.krs
65100 Vaasa

Tietosuojaselosteeseen liittyvät tiedustelut voi lähettää ylläolevaan osoitteeseen tai sähköpostitse: info@talso.com

REKISTERIN NIMI

Talso Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

REKISTERÖIDYT

Rekisteriin voidaan tallentaa tietoja:

  • Toimitilat.fi-verkkopalvelun käyttäjistä
  • LedigaLokaler.com-verkkopalvelun käyttäjistä
  • Talso Oy:n asiakkaista
  • Talso Oy:n potentiaalisista asiakkaista

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA TIETOLÄHTEET

Keräämme rekisteröidyistä vain ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa rekisteröidyistä kerätään missäkin tilanteessa.

Kerätessämme anonyymeja käyttötietoja, tavoitteenamme on mitata sivustojen kävijämääriä, sivustoilla vietettyä aikaa, sivustojen eri osien käyttöä jne. Näillä tiedoilla pyrimme parantamaan sivustojen sisältöä ja niiden kautta tarjottavia palveluita.

Yksilöitävissä olevia tietoja kerätessämme pyrimme parhaamme mukaan ilmoittamaan rekisteröidylle, mihin tarkoitukseen tietoa kysytään. Yleensä yksilöitävissä olevia tietoja pyydetään, jotta voimme vastata rekisteröidyn kysymyksiin tai pyyntöihin tai toteuttaaksemme rekisteröidyn tekemiä tilauksia.

Rekisteröidyn antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

Keräämme rekisteröidyn antamia tietoja mm. palvelun toimittamiseksi, kehittämiseksi ja laskuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi sekä markkinointiin ja mielipidetutkimuksiin. Ilman yhteys- ja laskutustietoja emme voi toimittaa palvelua, jonka rekisteröity on tilannut. Voimme myös kerätä muita rekisteröidyn antamia tietoja kohdentaaksemme sisältöjä ja markkinointia rekisteröidyn mieltymyksiä paremmin vastaavaksi. Tietoihin kuuluu mm:

  • työnantajayrityksen tai edustetun yrityksen nimi, osoite ja y-tunnus
  • yhden tai useamman yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • yksityisasiakkailta henkilötunnus
  • digitaalisen tilin edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, mahdolliseen perintään ja takaisinmaksuun liittyvät tiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiointikieli, asiakaspalautteet ja yhteydenotot sekä peruutustiedot
  • palvelupyyntöjen toteuttamista koskevat tiedot, kuten tuote-, tilaus- ja peruutustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot
  • käyttäjän antamat profilointi- ja kiinnostustiedot (kuten erillinen suostumus saada yhteydenotto BtoB-yrityksiltä)
  • luvat ja suostumukset
  • tarjonnanestotiedot
  • kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
  • arvonta- ja kilpailuvastaustiedot
  • muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Keräämme henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa, sähköpostitse tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteröidyn antamia tietoja voidaan tallentaa myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä.

Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:

Keräämme evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla automaattisesti tietoja, jotka auttavat meitä ymmärtämään, kuinka paljon käyttäjiä sivustoillamme on, millaiset sisällöt ovat suosittuja ja kuinka kauan käyttäjä sisältöjä tarkastelee. Tietojen avulla voimme kehittää palveluitamme ja liiketoimintaamme, räätälöidä sisältöjä käyttäjän todennäköisten mielenkiinnonkohteiden mukaan, kohdentaa mainontaa sekä ehkäistä ja tutkia väärinkäytöksiä. Näitä tietoja ovat mm.

  • palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot
  • IP-osoite
  • istunnon aika ja kesto
  • tunnistautumistiedot
  • tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot
  • istuntotunniste
  • sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme
  • laitteen malli
  • yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste
  • selain ja selaimen versio
  • rekisteröidyn maantieteellinen sijainti
  • näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä
  • tiedonkeruun kanava (internetselain, sähköpostikirje, mobiiliselain)
  • mahdolliset toimintahäiriöt
  • muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

Tunnistetun käyttäjän tunnisteena on satunnainen numerosarja tai muu vastaava tunniste, josta käyttäjää ei voida tunnistaa henkilökohtaisesti. Havainnoidun (tunnistamattoman) käyttäjän tunnisteena on tyypillisesti eväste tai muu vastaava tunniste.

Palveluiden käytöstä johdetut tiedot:

Voimme päätellä analytiikan avulla palvelun havaitusta käytöstä ja/tai rekisteröidyn itse antamista tiedoista esimerkiksi rekisteröidyn mahdolliset kiinnostuksen kohteet tai segmentoinnin tietynlaisten käyttäjien ryhmään. Käytämme tietoja tilastointiin ja analysointiin, palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseen sekä sisältöjen, mainonnan ja markkinointiviestien räätälöintiin.

Muualta hankitut tiedot:

Käytämme tietojen hankinnassa ja päivittämisessä ulkopuolisia tietolähteitä, kuten yksityisiä ja julkisia rekistereitä. Voimme käyttää tietojen hankinnassa ja päivittämisessä myös tuoretta verkkodataa yritysten kotisivuilta, sosiaalisesta mediasta, uutisista ja julkaisuista.

Mikäli käsittelemme tietoja muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, varmistamme, että käsittely on yhteensopivaa sen tarkoituksen kanssa, jota varten tiedot alun perin kerättiin.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Käsittelemme henkilötietoja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, toimintojemme kehittämiseen ja analysointiin, asiakasviestintään, markkinointiin (mukaan lukien mainonnan kohdentamiseen) sekä liiketoiminnan suunnitteluun. Lisäksi voimme käsitellä tietoja käyttäjän antaman suostumuksen perusteella ja sen mukaisesti. Voimme käyttää rekisterin sisältämiä henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin luvan- ja kiellonvaraisesti suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

Sopimus: Käsittelemme rekisteröidyn antamia tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka rekisteröity on tilannut. Joidenkin palveluiden ominaispiirre on sisällön personointi, jolloin katsomme sen kuuluvan osaksi sopimuksen täyttämistä.

Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn antamia tietoja tai havainnoituja tietoja rekisteröidyn suostumuksen tai alla mainitun oikeutetun edun perusteella mm. tehdäksemme markkinointitoimenpiteitä. Voimme myös pyytää rekisteröidyn suostumuksen siinä tilanteessa, että käsittelyn tarkoitukset muuttuisivat.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja asiakaspalvelun hoitamiseen ja kehittämiseen, käyttäjätapahtumien varmentamiseen, palveluiden toteuttamiseen, liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä markkinointiin. Katsomme näiden tarkoitusten olevan liiketoimintamme kannalta välttämättömiä ja siten oikeutetun etumme mukaisia.

Lakisääteinen velvoite: Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Journalistiset tarkoitukset: Käsittelemme henkilötietoja, kuten ihmisten nimiä tai valokuvia, joista heidät saattaa henkilökohtaisesti tunnistaa, journalistisia tarkoituksia varten.

TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Säilytämme rekisteröidyn tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kohdassa ”Rekisteröidyn oikeudet” kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA TIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietojen käsittelijät on velvoitettu pitämään kaikki henkilötiedot ehdottoman luottamuksellisina.

Emme myy, vuokraa, siirrä tai luovuta rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin alla esitetyissä tapauksissa:

Suostumus: Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.

Viranomaiset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen pääsääntöisesti, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

Yritysjärjestelyt: Mikäli järjestelemme toimintaamme, rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.

Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei rekisteröity ole tätä kieltänyt.

Oikeutettu etu tai lakisääteinen velvoite: Voimme luovuttaa henkilötietoja ulkopuolisten yritysten, organisaatioiden tai henkilöiden kanssa, jos uskomme, että tietojen käyttö, säilyttäminen tai paljastaminen on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka muiden, rekisteröityjen tai laillisten oikeuksiemme suojelemiseksi.

Pseudonymisoitu tieto: Voimme käyttää ja luovuttaa pseudonymisoitua tietoa raportointiin ja tuotekehitykseen. Tietoa on muokattu siten, ettei siitä voida tunnistaa yksittäistä rekisteröityä. Voimme luovuttaa mainostajillemme mainonnan kohdentamista varten segmenttitietoja havainnoiduista käyttäjistä. Havainnoidun (tunnistamattoman) käyttäjän tunnisteena on tyypillisesti eväste tai muu vastaava tunniste. Mainostajat eivät voi yhdistää näitä tietoja tunnistetun käyttäjän henkilötietoihin.

Voimme käyttää tietojen käsittelyssä alihankkijoita, kuten myyntiedustajia, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Kuitenkin, esimerkiksi käyttäessämme pilvipalveluja tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen takia tietoja saatetaan käsitellä tai säilyttää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Jos siirrämme tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Siirrämme tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan mikäli, Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso, henkilötietojen siirtämiselle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield -järjestely, tietosuoja on asianmukaisesti turvattu käyttämällä siirtojen perusteena Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia mallisopimuslausekkeita tai rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle.

AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennettuja henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia seurauksia.

EVÄSTEET (COOKIES) JA SELAILUN SEURANTA

Keräämme käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitieto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustoillamme vierailevat selaimet.

Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eivätkä evästeet voi suorittaa ohjelmia tai levittää haittaohjelmia.

Käytämme sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka vanhentuvat, kun käyttäjä sulkee verkkoselaimen sekä pysyviä evästeitä, jotka säilyvät käyttäjän laitteella tietyn ajan tai kunnes käyttäjä poistaa ne. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa esimerkiksi klikit tietyllä sivulla.

Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi. Tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää personointivalintoja joka kerta uudelleen, esimerkiksi suosikeiksi valitut kohteet säilyvät selaimen muistissa myös uusien käyntien yhteydessä, aina kunnes selaimen välimuisti tyhjennetään.

Palveluissamme saattaa olla myös ns. kolmansien osapuolien evästeitä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Talso Oy:n ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia. Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme, esimerkiksi tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.

Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöstä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Alla listattuna erilaisia tapoja, joilla rekisteröidyt voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisterinpitäjä korjaa myös oma-aloitteisesti, ilman aiheetonta viivytystä, havaitsemansa virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Rekisteröity voi päivittää ja/tai tarkastaa henkilötietonsa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme:

Talso Oy
Vaasanpuistikko 13, 4.krs
65100 Vaasa
Sähköposti: info@talso.com

Rekisterinpitäjällä on oikeus tarkistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyys ennen tietojen luovuttamista.

Vastustamisoikeus ja suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröity voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.

Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia sekä mielipide- ja markkinatutkimuksia varten painamalla saamansa markkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Mainonnan kohdentamisen estäminen: Rekisteröidyllä on mahdollisuus estää kolmansien osapuolten tekemän mainonnan kohdentaminen verkkokäyttäytymisensä perusteella. Mainonnan kohdentamisen estäminen ei vaikuta näytettyjen mainosten määrään vaan näytettyjen mainosten sisältöön. Kolmansien osapuolten mainonnan kohdentamisen voi estää kokonaisuudessaan tai yrityskohtaisesti European Interactive Digital Advertising Alliancen (EDAA) ylläpitämän Your Online Choices –sivuston kautta. Lisätietoja selainkäyttöön perustuvasta mainonnan kohdentamisesta käyttäjä saa Your Online Choices-sivustolta.

Evästeiden estäminen ja tyhjentäminen: Mikäli käyttäjä ei halua ottaa vastaan evästeitä tai haluaa ilmoituksen silloin, kun niitä ollaan siirtämässä käyttäjän koneelle, käyttäjä voi tehdä selaimelleen tällaisen asetuksen, mikäli selain sen mahdollistaa. Rekisteröity voi myös tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin rekisteröity vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta rekisteröidystä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin. On hyvä ymmärtää, että jos käyttäjä estää evästeiden tallennuksen tai poistaa ne käytöstä, jotkin sivustojemme toiminnoista eivät välttämättä toimi.

Oikeus siirtää järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse antanut rekisterinpitäjälle. Tietojen siirtopyynnöstä tulisi ilmoittaa kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse.

Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Asiakas- ja markkinointirekisteri koostuu useista eri tietojärjestelmien osarekistereistä, asiakassopimuksista, valtakirjoista ym. asiakirjoista sekä sähköpostiviesteistä. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa tiloissa. Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa.

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Voimassa oleva tietosuojaseloste löytyy Toimitilat.fi-sivustolta muokkauspäivämäärineen.